¿Buenos informes basados en datos e informaciones incompletos?

Podría parecer que cuando eres especialista en preparar informes empresariales, eres capaz de elaborarlos casi de la nada, y en cualquier caso o circunstancia, cuando la tozuda realidad nos muestra que esa no es una opción.

Resulta imprescindible disponer de suficiente información fiable, rigurosa y oportuna que nos permita procesarla, tabularla y ordenarla de manera que las necesidades del destinatario del informe a presentar sean satisfechas, pero se requiere de algo más.

Debe haber además un grado de consistencia en los datos e informaciones, que no pueden facilitarse de cualquier manera, sino que tienen que contar con el nivel de detalle necesario y razonable para obtener el informe correspondiente a los mismos, ya que lógicamente tiene que prepararse basado en ellos.

Vamos a suponer una situación en la que un cliente tiene manzanas, naranjas y peras, que ha decidido introducir aleatoriamente en cajas envueltas en papel de seis colores distintos y con catorce tamaños diferentes, todas ellas cerradas con llave y almacenadas en una nave industrial.

El cliente nos pide que las ordenemos y le preparemos un informe que muestre su clasificación primariamente por colores y después por tamaños. Con los datos e información de que disponemos podremos presentar el informe solicitado.

Tras entregar el informe por colores y tamaños, el cliente nos dice que necesita le preparemos de inmediato un nuevo informe en el que recojamos el número de piezas de fruta y el peso que representa cada tipo por separado y en conjunto. Como es lógico, sin abrirlas sería imposible elaborar el informe solicitado en relación con las cajas ya almacenadas, por mucho que el cliente insista en ello, por lo que el inevitable siguiente paso debería ser facilitar las llaves que permiten abrir las cajas y volver a empezar desde el principio.

Puro sentido común, por desgracia el menos común de los sentidos.

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