¿Podemos ahorrar algunas reuniones y ponernos a trabajar?

Sólo tenemos que leer, ver o escuchar las noticias para comprobar cada día la nula efectividad de algunas reuniones, llamadas de alto nivel, que se celebran con una gran frecuencia y en las que normalmente no se llega a ningún acuerdo, pero no importa puesto que el grado de responsabilidad por no tomar decisiones, las consecuencias de los errores, el coste de las acciones equivocadas es prácticamente inexistente y casi siempre se retrasa en el tiempo, hasta la próxima elección.

Ya habrán adivinado que me estoy refiriendo a un gran número de las reuniones entre políticos y gobernantes de cualquier nivel de la Administración del Estado, desde el Ayuntamiento hasta el Eurogrupo, el que quieran.

Pero vayamos a otro lugar, enfoquemos nuestra atención en un campo mucho más productivo, el de los trabajadores, empleados, ejecutivos y directivos tanto de sector público como del sector privado, quienes en principio no se pueden permitir disponer de tantas oportunidades antes de hacer las cosas correctas y que son en definitiva los que mantienen las estructuras, financian su funcionamiento y quienes sufren directamente las consecuencias de la mala gestión de los políticos y gobernantes.

Hay diferentes tipos de reuniones, se pueden clasificar desde múltiples perspectivas, pero aquí vamos a tratar de buscar puntos en común a todas ellas.

Antes de concertar una reunión, la persona que tiene la idea de celebrarla y la convoca directa o indirectamente, buscando lograr la mayor efectividad posible, tendría que tener en cuenta los siguientes aspectos: quién se reúne, dónde lo hace, cuándo lo tiene que hacer, cuánto tiempo se va a dedicar, qué asuntos se van a tratar, porqué se convoca y para qué se celebra.

Durante la misma se tendrían que tomar acuerdos específicos que se puedan traducir en acciones concretas a realizar, con una persona responsable y un plazo de ejecución.
Posteriormente se debería establecer un mecanismo de seguimiento para garantizar la puesta en marcha de los acuerdos adoptados.

De otra forma, cada reunión se puede convertir en una versión actualizada de la anterior, como ocurre con algunas películas clásicas, que se están volviendo a rodar, pero no consiguen mejorar la versión original… y además hay que tener en cuenta que el trabajo además de decirlo hay que hacerlo.

Mientras tanto, hasta que las reuniones lleguen a un grado suficiente de utilidad, les propongo un entretenimiento para, al menos, mantener su mente despierta y valorar la originalidad de los planteamientos. Solamente tienen que marcar los términos utilizados y el minuto en el que se emplean, asignándoles una puntuación en orden decreciente inverso. Si se usa dentro del primer minuto su valor será 10 puntos y por cada minuto que pase irá perdiendo un punto, hasta llegar al minuto 10, momento en el que dejan de puntuar. A menor puntuación mayor originalidad y viceversa.

Los términos son:

Equipo                         Clientes                       Optimización               Metodología

Coyuntura                    Emprendimiento          Proyecto                     Cooperación

Sostenibilidad               Desarrollo                   Estrategia                    Desempeño

Innovación                    Margen                       Implantación                Resultado

Oportunidad                 Valor                           Mercado                     Proyección

Parámetros                  Beneficio                     Margen                         Previsto

Estimación                   Integración                   Entorno                       Nivel

También nos encontraremos con algunas frases intercambiables, que no dicen nada concreto ni tienen una utilidad específica, pero que estoy casi seguro podremos escuchar en alguna de las reuniones innecesarias a las que en ocasiones no tenemos más remedio que asistir:

Creo que ya nos hemos entretenido bastante, así que vamos a ponernos a trabajar y a tratar de sacar adelante el negocio.

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