¿Fomentamos la actitud y el interés de nuestros colaboradores?

No dejo de sorprenderme del gran número de empresas, no solamente pequeñas, sino también medianas y grandes, que no tienen claramente definida y escrita una clara descripción de puestos y funciones de cada uno de los colaboradores del área económico-financiera, que en muchas ocasiones se conoce sencillamente como Administración.

En mi experiencia profesional me he encontrado con situaciones dispares en relación con este tema, pero en casi todas había una serie de puntos de coincidencia.

Cuando se trata de una empresa o unidad de negocio de nueva creación, lógicamente el primer paso que se nos puede ocurrir es definir y preparar el equipo necesario para sacar adelante el trabajo de una forma adecuada a los requerimientos de la compañía o el proyecto, siguiendo criterios de razonabilidad, proporcionalidad y viabilidad, tratando de evitar excesos o defectos en su configuración.

Pero, la situación más repetida, ha sido encontrarme con una empresa o grupo de empresas donde no existe una descripción escrita de puestos y funciones, que habitualmente tratan de justificar con argumentos del tipo siguiente: “cada cual sabe lo que tiene que hacer”, “las cosas siempre se han hecho así y seguimos aquí”, “nunca ha hecho falta tanta formalidad en esta empresa”.

Por regla general, en esos casos, dependiendo del número de colaboradores que forman el equipo, he entrevistado a todos ellos o a los encargados o responsables de cada departamento, con el propósito de averiguar lo que, desde su punto de vista, hace cada uno de ellos y lo que piensan hace cada uno de los demás. Esta doble visión, como es obvio, la complemento con mi propio análisis y observación del funcionamiento y desempeño de los colaboradores en cada una de las áreas analizadas.

También en estas conversaciones aprovecho para conocer cuáles son sus inquietudes, intereses, preocupaciones y motivaciones, aspectos que junto con sus aptitudes y actitudes me permiten determinar en cuál de los puestos existentes o por crear tiene un mejor encaje cada uno de ellos.

A partir de este momento, ya tengo elementos suficientes para poder preparar las descripciones de puestos, que incluyen de una manera clara, sencilla y práctica, de preferencia en una sola hoja, el objetivo del puesto, las funciones a desempeñar, las responsabilidades a asumir, las tareas a realizar y los informes a presentar, ya que considero todos son elementos imprescindibles para el adecuado desempeño de cada puesto.

Aunque lo pueda parecer, la descripción de puestos y funciones todavía no está lista, hay que explicar no sólo qué hay que hacer, sino también por qué y para qué se hace, consiguiendo que el colaborador se sienta partícipe de la actividad de la empresa, sin que para ello sea necesario compartir datos o informaciones que puedan ser considerados como estratégicos o confidenciales.

Teniendo una idea más completa de cuál es su puesto en la organización de la empresa, cómo repercute su trabajo en otros departamentos, cuál es su aportación al funcionamiento de la compañía, sin duda trabajará más a gusto, con una actitud más positiva, con un mayor interés en lo que hace, llegando incluso a tener en mayor grado la satisfacción del trabajo bien hecho.

Después será necesario un seguimiento de cada puesto, con su correspondiente evaluación de desempeño (siempre adaptada a la realidad particular de cada empresa), un canal de comunicación permanentemente abierto (a través de reuniones periódicas individuales y grupales), una actualización del contenido del puesto y sus funciones (conforme vaya evolucionando el negocio y el entorno), un establecimiento de apoyos temporales entre áreas o departamentos (cubriendo situaciones de enfermedad o vacaciones), una rotación de puestos (potenciando el desarrollo de habilidades complementarias)… una serie de labores que sirvan para mantener y fomentar una actitud positiva ante el puesto, que siempre redundará en beneficios y ventajas tanto para el colaborador como para la empresa.

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    2 comentarios

    • Arturo Morgade dice:

      Buenos Días:

      En el fondo no es una muestra más de la cultura cortoplacista y superficial que tiene la sociedad española (empresas, clientes, consumidores, sindicatos, gobiernos…) en general frente a otras más competitivas y desarrolladas. Y cuando has tenido ocasión de trabajar en empresas multinacionales, has salido al extranjero…y, luego ves como se funciona aquí te resulta más evidente.

      El cliente / consumidor español valora el producto o servicio que recibe en la mayoría de los casos meramente por el coste/precio y optando por el más barato. El germano, anglosajón, nipón,….toma en consideración el valor añadido (que me va a reportar este servicio?, que riesgos y posibiliades tengo por una incompetencia ó falta de calidad en el servicio?…..y que precio he de pagar?) adquiriendo en muchos casos otro más caro, de mayor garantía y calidad.

      Cuando te hacen una reforma de la casa por un precio muy bajo, normalmente a los 2 años tienes fugas de agua, se resquebraja pared….lo has de reparar y termina saliendote más caro, si te hace la declaración de la renta cualquiera por 30 euros te quedas tan contento, pero a los tres años tienes el requerimiento de hacienda con el ajuste, la sanción y el nuevo profesional al que has de acudir ….. El españolito/empresa española lo sabe pero “se abstrae de ello y bueno ya veremos que pasa entonces”.

      Si estas en un mercado como los antes mencionados, has de tener un equipo perfactamente definido es sus funciones y en las cualidades que has de exigir en cada puesto, has de dar formación continua y adaptarte a los cambios y novedades tecnológicas y del mercado……y el mercado responderá y optará por tu empresa.

      En España todo eso te suele suponer un aumento de costes sin que tus ventas lo hagan sustancialmente.Vende quién tira los precios, quién por “comadreo”, contactos consigue la concesión administrativa…pero no el que por el cociente precio / calidad ofrecidos es más competitivas.

      La prueba es que hay grandes empresas españolas que siguen el esquema correcto (Indra, Talgo, Ferrovial, ACS, Zara,….) y cada vez la mayor parte de su negocio esta fuera y triunfando en mercados exigentes y altamente competitivos (USA, UK, Alemania, Japón, China, India..) y otras, incluso más grandes (Telefónica, Santander, Endesa, Repsol….) que también están en los países citados pero con presencia menos relevante que en otros mercados (Brasil, Argentina, Libia..)que donde la mayor parte de su crecimiento se produce, y donde los parametros y esquemas de funcionamiento son como los nuestros.

      Sin un mercado eficiente que te obligue y recompense por ello, la empresa dificilmente lo pone en práctica.

      Saludos

      • pymero dice:

        Muchas gracias, Arturo por tus acertados comentarios y detallada aportación.
        Además añades un punto de vista muy interesante sobre una de las derivadas de la situación comentada en el artículo.
        Está claro que por desgracia impera la mediocridad y la chapuza, ambas largamente alimentadas y consentidas.
        Saludos cordiales,

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